Elektronizacja akt pracowniczych to kolejna usługa, którą wkrótce zaproponuje ZUS naszym pracodawcom. Chodzi tu o modyfikację Kompleksowego Systemu Informatycznego w zakresie gromadzenia danych z akt pracowniczych.
Od 1 stycznia 2019 r. skraca się okres przechowywania pracowniczych akt osobowych z 50 do 10 lat dla wszystkich nowo zatrudnianych osób. Pracodawcy będą mogli przechowywać wskazane akta w formie elektronicznej. To ograniczy koszty ich działalności. Modyfikacja ta jest spowodowana uchwaloną 13 lutego 2018 r. ustawą o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej może także dotyczyć osób zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. Warunkiem jednak jest przekazanie przez pracodawcę do ZUS oświadczenia o zamiarze złożenia raportu informacyjnego za osoby po raz pierwszy zgłoszone do ubezpieczeń w tym czasie oraz przekaże raport zawierający wszystkie niezbędne dane.
Przekazując rozliczenie za styczeń 2019 r. płatnik w miesięcznych raportach imiennych (ZUS RCA) będzie zobowiązany do zamieszczania dodatkowych informacji takich, jak kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu. Ponadto w dokumencie wyrejestrowującym z ubezpieczenia (ZUS ZWUA) pracodawcy będą podawali także dodatkowe dane o rozwiązaniu/wygaśnięciu stosunku pracy: datę oraz tryb jego rozwiązania, podstawę prawną oraz stronę, z której inicjatywy nastąpiło rozwiązanie umowy. Te informacje na bieżąco przekazywane do ZUS, pozwolą na zabezpieczenie wszelkich praw pracowników dotyczących świadczeń z ubezpieczeń społecznych.
Usługa ta będzie szczególnie przydatna osobom, które nie mają w zwyczaju prywatnego archiwizowania swoich dokumentów dotyczących zatrudnienia i wynagrodzeń i w okresie przedemerytalnym poszukują swoich dawnych pracodawców, często już nieistniejących, aby udokumentować swój staż pracy.
Źródło: Informacja prasowa ZUS z 12.03.2018
Maria Beręsewicz
Redakcja Podlaskiego Seniora Białystok
