Konferencje naukowe i biznesowe wiążą się z występem prelegentów, dyskusjami i debatami. Nie zawsze organizowane są w salach uniwersyteckich. Często należy w tym celu przygotować salę konferencyjną. Jak sprawić, aby goście czuli się komfortowo i nie wychodzili w trakcie wykładów lub rozmów? Sprawdzamy!

Wybierz odpowiednie pomieszczenie

Czasem możesz skorzystać z gotowej sali konferencyjnej. Jeśli jednak nie ma takiej przestrzeni w Twoim otoczeniu, warto jej poszukać. Powinien być to duży pokój, który pomieści wszystkich uczestników spotkania. Określ więc ich liczbę. Pamiętaj, aby powierzchnia pozostawiała swobodę ruchów i przemieszczenia się – nikt nie lubi siedzieć w ścisku rodem z puszki sardynek! Dobrze, gdyby sala posiadała duże, otwierane okna, przez które wpada światło dzienne. Mile widziana jest również klimatyzacja, która przydaje się szczególnie w upalne dni.

Prelegent powinien być widoczny. Zadbaj więc o to, aby w sali pojawił się podest lub scena. Jeśli w planie są prezentacje multimedialne, dobrze również, gdy będzie ona wyposażona w projektor oraz system dźwiękowy. Dobrej jakości głośniki pozwolą usłyszeć każde słowo, wypowiadane przez mówcę. Do wyboru masz kilka rodzajów mikrofonów. Możesz postawić na tradycyjny, trzymany w ręku, ale także z klipsem, przyczepiany do ubrania – dobrze znany z programów telewizyjnych oraz wersję zakładaną na głowę, dzięki czemu mikrofon znajdować się będzie tuż przy ustach prelegenta.

Pamiętaj o funkcjonalnych meblach

W zależności od typu konferencji możesz potrzebować mównicy lub stołu. To już zależy od Ciebie. Pamiętaj jednak, że w przypadku podestu, powinien on być dostosowany do wzrostu osób występujących! Na mównicy powinien znaleźć się też wskaźnik, najlepiej laserowy, który może przydać się podczas prelekcji.

Kolejnym niezwykle ważnym elementem będzie krzesło konferencyjne. Spotkania tego typu często trwają wiele godzin. Mebel powinien więc być wygodny. Nie kupuj pierwszych-lepszych z brzegu, kierując się wyłącznie ceną. Zwróć uwagę na to, żeby było ono miękkie i/lub odpowiednio wyprofilowane. Krzesło konferencyjne powinno podpierać plecy i dawać oparcie rękom. Dobrze jest więc, gdy posiada podłokietniki. Nie powinno być ani zbyt szerokie, ani zbyt wąskie. Ustaw je w niewielkiej odległości od siebie, aby uczestnicy konferencji nie przeszkadzali sobie wzajemnie. W takim przypadku lepiej sprawdzą się też krzesła o tradycyjnych nogach, niż te na kółkach.

Zaplanuj przerwy

Przygotowują agendę konferencji, pamiętaj tez o uwzględnieniu przerw. Dyskusje, niezależnie od tego czy są to debaty naukowe czy networking biznesowy – bywają męczące. Zarówno prowadzący, jak i uczestnicy będą potrzebowali chwili wytchnienia. Przygotuj więc kącik z kawą i przekąskami, które będą mogli spożyć podczas pauzy. Dobrze, aby bufet znalazł się poza salą konferencyjną, wówczas zapach świeżo parzonej kawy nie będzie nikogo dekoncentrować.