W życiu każdego z nas przychodzi czas, kiedy z większą lub mniejszą przyjemnością występujemy do ZUS z wnioskiem o przyznanie emerytury lub renty. Dopiero wtedy orientujemy się, że nasze domowe archiwa nie zawierają wszystkich dokumentów, które są niezbędne do uzyskania świadczeń emerytalnych lub rentowych. 

Szare, metalowe regały z półkami zapełnionymi papierowymi teczkami z aktami, fot. pixabay.com

Do przyznania emerytury i renty niezbędne są dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia i wysokość wynagrodzenia. Brak kompletu dokumentów potwierdzających nasze zatrudnienie spowoduje, że za nieudokumentowane okresy zatrudnienia ZUS nie przyzna nam emerytury lub renty. Sytuacja ta dotyczy najczęściej braku zaświadczeń potwierdzających zatrudnienie i wysokość zarobków przed 1999 rokiem.

Dokumentami potwierdzającymi okresy zatrudnienia są pisemne zaświadczenia pracodawców, świadectwa pracy lub legitymacje ubezpieczeniowe zawierające wpisy o okresach zatrudnienia (data rozpoczęcia i zakończenia pracy, rodzaj wykonywanej pracy i jej wymiar, pieczątka zakładu pracy oraz podpis i pieczątka służbowa pracodawcy lub upoważnionego pracownika) oraz orzeczenia sądu.
Udokumentowanie okresów zatrudnienia mogą też potwierdzać legitymacje służbowe, umowy o pracę, wpisy w dowodach osobistych, oraz pisma kierowane przez zakład pracy do pracownika w okresie zatrudnienia (pisma o powołaniu, mianowaniu, angażowaniu, zwolnieniu, o ile na ich podstawie można ustalić okresy zatrudnienia). 
W przypadku niemożności udowodnienia okresów zatrudnienia pisemnymi dowodami w niektórych przypadkach mogą być przedłożone zeznania świadków.

Dokumentem potwierdzającym wysokość wynagrodzeń jest zaświadczenie wystawione przez pracodawcę na druku Rp-7 lub legitymacja ubezpieczeniowa zawierająca wpisy o okresach zatrudnienia i osiąganych w tym czasie wynagrodzeniach.

W przypadku braku zaświadczenia lub legitymacji ubezpieczeniowej wysokość wynagrodzenia może być potwierdzona innymi wiarygodnymi dokumentami – umową o pracę lub angażem.

W sytuacji, kiedy okaże się, że rzeczywiście brakuje nam kilku dokumentów, a zakład pracy już nie istnieje, należy jak najszybciej ustalić jego dokładną nazwę i adres ostatniej siedziby. Dane te można uzyskać z dokumentów wystawionych przez ten zakład pracy lub z legitymacji ubezpieczeniowej. Jest to „ podstawa do rozpoczęcia poszukiwań w archiwach i instytucjach komercyjnych przechowujących dokumentację osobową i płacową – wyjaśnia Katarzyna Krupicka, regionalny rzecznik prasowy ZUS województwa podlaskiego.”

Gdzie zatem szukać brakujących dokumentów?

Problem znika, gdy zakład pracy istnieje i posiada dokumentację. Wystarczy wtedy zwrócić się do byłego pracodawcy z prośbą o wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu i wysokości zarobków.

O wiele trudniej jest, gdy zakład pracy już nie istnieje.

  1. W przypadku, kiedy zakład pracy został zlikwidowany, a było to przedsiębiorstwo państwowe, były pracownik powinien zwrócić się o wydanie odpowiednich dokumentów do następcy zlikwidowanego zakładu. Następcami mogą być np. przedsiębiorstwa państwowe powstałe w wyniku zmian organizacyjnych, spółki prawa cywilnego lub handlowego, które powstały po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa państwowego i przejęły majątek oraz akta zlikwidowanego lub przekształconego przedsiębiorstwa.

W razie braku następcy należy zwrócić się do organu założycielskiego albo nadrzędnego swojego byłego pracodawcy, którym najczęściej był wojewoda lub właściwy minister.

Problem z uzyskaniem akt osobowych i płacowych ma miejsce również w przypadku, kiedy dokumenty potwierdzające zatrudnienie zabrała powódź, czy inny żywioł, albo były pracodawca ogłosił upadłość lub nie zabezpieczył akt osobowych i płacowych. Ma to miejsce zwłaszcza wtedy, gdy ktoś wypełnia wniosek o emeryturę, rentę, świadczenie przedemerytalne czy ustalenie kapitału początkowego i chce udowodnić staż pracy i wysokość wynagrodzenia przed 1999 rokiem. 

Informacji wtedy trzeba szukać w bazie zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy, którą ZUS prowadzi na stronie internetowej:

https://www.zus.pl/swiadczenia/emerytury/baza-zlikwidowanych-lub-przeksztalconych-zakladow-pracy .

Na stronie tej są też dane organizacji związkowych, spółdzielni, PGR-ów, a katalog byłych pracodawców jest ciągle aktualizowany. 

– Taka kłopotliwa sytuacja może ominąć osoby, które pracowały w małych zakładach zatrudniających do 20 osób. Taki pracodawca miał obowiązek zgłaszania pracowników w ZUS z imienia i nazwiska, czyli w imiennych deklaracjach rozliczeniowych. Wtedy wystarczy podać dokładny adres tego pracodawcy, imię i nazwisko właściciela firmy, numer konta płatnika składek (NKP). Wówczas, nawet jeśli zakład pracy nie istnieje, ZUS potwierdzi okres zatrudnienia i wysokość wynagrodzenia – podpowiada Katarzyna Krupicka regionalny rzecznik prasowy ZUS województwa podlaskiego.

Inaczej wyglądała sytuacja w dużych przedsiębiorstwach – tam składki były odprowadzane bezimiennie, za wszystkich pracowników łącznie. ZUS nie ma więc możliwości potwierdzenia wysokości wynagrodzenia i zatrudnienia zatrudnionych tam pracowników. Dlatego z zakładów pracy zatrudniających powyżej 20 osób świadectwa pracy i dokumenty o wynagrodzeniach przy składaniu wniosku o przyznanie emerytury są niezbędne.

2. W przypadku zlikwidowanych spółdzielni likwidator przekazuje uporządkowaną dokumentację
niearchiwalną, której okres przechowywania jeszcze nie upłynął związkowi rewizyjnemu, w którym była zrzeszona spółdzielnia, a jeśli takiego związku nie ma lub w razie jego likwidacji Krajowej Radzie Spółdzielczej Archiwum Spółdzielcze 01-918 Warszawa, ul. Nocznickiego 29, tel.(22) 835 12 60  

3. Zlikwidowane spółki prawa cywilnego i handlowego, czyli firmy prywatne zobowiązane są
zabezpieczyć we własnym zakresie dokumentację pracowniczą i inną niearchiwalną. Niektóre z nich przekazują ją na dalsze, odpłatne przechowywanie firmom zajmującym się 
przechowalnictwem akt.

Często dokumentację pracowniczą przechowują byli właściciele danej firmy. Pewne wskazówki dotyczące miejsc przechowywania dokumentacji można uzyskać za pośrednictwem wydziałów rejestrowych właściwych terytorialnie sądów lub urzędów administracji państwowej.

Instytucją, która przechowuje dowody dotyczące pracy i płacy od pracodawców z całej Polski, których postawiono w stan likwidacji lub których upadłość ogłoszono, jest działające od 2004 r. Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku pod Warszawą – tel.(22) 635 68 22, adres e-mail: adop.kancelaria@warszawa.ap.gov.pl 

Archiwum to prowadzi również ogólnodostępną, internetową bazę danych o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej. Jej adres to: https://ewidencja.warszawa.ap.gov.pl/miejsca.php

Archiwum wydaje zaświadczenia lub poświadczone kserokopie dokumentacji płacowej. 

Źródła:

  1. Informacja prasowa ZUS Oddział Białystok z dnia 14 października 2022 r
  2. Poradnik ZUS: Gdzie szukać dokumentów do emerytury, renty lub kapitału początkowego https://spoleczne.ubezpieczenie.com.pl/poradnik_zus_gdzie_szukac_dokumentow_do_emerytury__renty_lub_kapitalu_poczatkowego/66,6800.html

 

Anna Anchimowicz
Podalska Redakcja Seniora Białystok